Làm thủ tục chứng thực chữ ký ở đâu? Các điều kiện – lệ phí là những thông tin thiết yếu cho cá nhân, tổ chức khi cần xác nhận tính pháp lý của chữ ký. Với chuyên môn từ Kế Toán Thuế, chúng tôi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về nơi thực hiện, các điều kiện cần thiết và mức chi phí liên quan đến việc xác nhận này.
Thủ tục chứng thực chữ ký tại UBND cấp xã (xác nhận chữ ký tại phường)
Việc chứng thực chữ ký là nhu cầu phổ biến, đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch dân sự, giúp xác minh người ký chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Thủ tục này được thực hiện tại nhiều cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo tính thuận tiện cho công dân. Quá trình chứng thực thường diễn ra nhanh chóng, tuân thủ các bước đơn giản nhưng chặt chẽ.
1. Chứng thực chữ ký ở đâu?
Để chứng thực chữ ký, công dân có thể tìm đến các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền gần nơi cư trú hoặc làm việc. Những địa điểm này bao gồm:
- Phòng Tư pháp quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.
- Ủy ban nhân dân (UBND) xã/phường/thị trấn. Đây là lựa chọn phổ biến và dễ tiếp cận nhất.
- Phòng công chứng, văn phòng công chứng tư nhân.
- Đại sứ quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự quán hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Điều này đặc biệt hữu ích cho công dân Việt Nam đang sinh sống ở nước ngoài.
2. Cách làm thủ tục chứng thực chữ ký, công chứng chữ ký
Quy trình công chứng chữ ký được thực hiện theo các bước cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác và pháp lý.
- Bước 1: Xuất trình giấy tờ cá nhân và giấy tờ cần chứng thực
Khi đến cơ quan có thẩm quyền, bạn cần mang theo bản chính hoặc bản sao chứng thực CMND/CCCD/thẻ căn cước/hộ chiếu còn giá trị sử dụng. Đồng thời, bạn phải xuất trình giấy tờ, văn bản cần chứng thực chữ ký mà chưa ký vào đó. Việc này giúp người có thẩm quyền quan sát trực tiếp hành vi ký. - Bước 2: Thực hiện công chứng chữ ký theo quy định
Người chịu trách nhiệm chứng thực tại phòng công chứng, văn phòng công chứng hoặc UBND cấp xã sẽ kiểm tra các giấy tờ bạn đã xuất trình. Nếu giấy tờ đầy đủ theo quy định, và tại thời điểm yêu cầu chứng thực, bạn hoàn toàn minh mẫn, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, đồng thời nội dung văn bản không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký, họ sẽ yêu cầu bạn ký vào văn bản, giấy tờ cần chứng thực ngay trước mặt họ. - Bước 3: Hoàn tất công chứng chữ ký
Sau khi bạn ký, người thực hiện chứng thực chữ ký sẽ ghi đầy đủ lời chứng thực chữ ký theo mẫu quy định. Tiếp đó, họ sẽ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Cuối cùng, thông tin sẽ được ghi vào sổ chứng thực. Nếu văn bản, giấy tờ có từ hai trang trở lên, người thực hiện chứng thực sẽ ghi lời chứng vào trang cuối cùng và phải đóng dấu giáp lai giữa các trang để đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu.Lưu ý, nếu bạn làm thủ tục tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại cơ quan nhà nước, công chức phụ trách sẽ kiểm tra hồ sơ. Khi đủ điều kiện, họ sẽ yêu cầu bạn ký và chuyển cho người có thẩm quyền để hoàn tất. Quy trình này cũng áp dụng cho việc chứng thực chữ ký của nhiều cá nhân trên một văn bản, chứng thực chữ ký trên tờ khai lý lịch cá nhân, hoặc trên giấy tờ do cá nhân tự lập. Đối với giấy ủy quyền, việc chứng thực chữ ký chỉ áp dụng cho các trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường và không liên quan đến chuyển quyền sử dụng bất động sản hoặc quyền sở hữu tài sản.
3. Thời hạn chứng thực chữ ký
Thời gian hoàn thành thủ tục chứng thực chữ ký được quy định rõ ràng nhằm đảm bảo hiệu quả. Thông thường, thủ tục phải được giải quyết ngay trong ngày mà cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu. Nếu yêu cầu được tiếp nhận sau 15 giờ, thủ tục sẽ được hoàn thành và trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Riêng trường hợp chứng thực chữ ký người dịch, thời gian có thể kéo dài hơn nếu có thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực, do tính chất phức tạp của công việc.
Điều kiện chứng thực, xác nhận chữ ký trên văn bản, giấy tờ
Để việc chứng thực chữ ký diễn ra thuận lợi và hợp lệ, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải có đầy đủ nhận thức, năng lực hành vi dân sự tại thời điểm yêu cầu. Điều này đảm bảo rằng họ hiểu rõ và tự nguyện thực hiện hành vi pháp lý.
- Bạn cần xuất trình được CMND/CCCD/thẻ căn cước/hộ chiếu còn thời hạn sử dụng. Đây là giấy tờ tùy thân cơ bản để xác định danh tính.
- Nội dung văn bản, tài liệu yêu cầu chứng thực chữ ký không được vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Cơ quan chứng thực sẽ từ chối nếu phát hiện các nội dung bất hợp pháp.
- Nội dung văn bản, giấy tờ yêu cầu chứng thực chữ ký không phải là hợp đồng hay giao dịch, trừ một số trường hợp đặc biệt. Ví dụ, việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền được chấp nhận nếu đó là ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền không có nghĩa vụ bồi thường và không liên quan đến việc chuyển quyền sử dụng bất động sản hoặc quyền sở hữu tài sản. Hiểu rõ điều kiện này giúp bạn tránh lãng phí thời gian và công sức.
Phí chứng thực chữ ký – xác nhận chữ ký tại phòng công chứng, UBND cấp xã
Mức phí xác nhận chữ ký được quy định rõ ràng, giúp công dân chủ động trong việc chuẩn bị.
- Tại UBND cấp xã và Phòng Tư pháp, mức phí được quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC là 10.000 đồng/trường hợp.
- Tại văn phòng công chứng tư nhân, mức phí chứng thực chữ ký được quy định tại Khoản 8 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC cũng là 10.000 đồng/trường hợp. Tuy nhiên, trên thực tế, ngoài phí chứng thực, văn phòng công chứng có thể thu thêm phí soạn thảo nếu bạn yêu cầu họ hỗ trợ soạn thảo văn bản.
Lưu ý rằng, “trường hợp” ở đây được hiểu là một hoặc nhiều chữ ký trong cùng một văn bản, giấy tờ. Điều này có nghĩa là dù bạn ký một hay nhiều chữ ký trên cùng một văn bản thì chi phí vẫn là 10.000 đồng.
Các loại giấy tờ, văn bản nào cần chứng thực chữ ký?
Chứng thực chữ ký là việc làm cần thiết cho nhiều loại giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và xác định trách nhiệm của người ký. Các loại văn bản thường cần chứng thực chữ ký bao gồm:
- Đơn đề nghị xác nhận: Các loại đơn từ cá nhân phục vụ các mục đích hành chính, dân sự.
- Văn bản thỏa thuận: Các thỏa thuận không thuộc dạng hợp đồng chính thức nhưng cần xác nhận chữ ký để làm bằng chứng.
- Giấy ủy quyền: Đặc biệt là các giấy ủy quyền đơn giản, không liên quan đến tài sản lớn hoặc giao dịch phức tạp (ví dụ: ủy quyền nhận thư, bưu phẩm).
- Bản dịch hợp pháp hóa lãnh sự: Trong một số trường hợp, chữ ký của người dịch cần được chứng thực để bản dịch có giá trị pháp lý quốc tế.
- Xác nhận chữ ký trong sơ yếu lý lịch, tờ khai lý lịch cá nhân: Giúp xác nhận thông tin do cá nhân kê khai là chính xác và có trách nhiệm.
- Giấy tờ liên quan đến việc cho, tặng hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu tài sản: Mặc dù các giao dịch này thường yêu cầu công chứng hợp đồng, nhưng trong một số trường hợp cụ thể, việc chứng thực chữ ký trên các văn bản kèm theo có thể cần thiết.
- Giấy tờ liên quan đến việc thừa kế tài sản như: di chúc, giấy từ chối nhận di sản thừa kế, tờ khai thừa kế. Việc chứng thực chữ ký giúp xác nhận ý chí và trách nhiệm của người liên quan đến di sản.
Lưu ý khi xác nhận chữ ký trong sơ yếu lý lịch và trên giấy ủy quyền
Khi thực hiện xác nhận chữ ký đối với các tài liệu đặc thù như sơ yếu lý lịch và giấy ủy quyền, có một số điểm quan trọng cần đặc biệt lưu ý để tránh sai sót và đảm bảo tính hợp lệ.
1. Chứng thực chữ ký trong tờ khai lý lịch cá nhân
Đối với tờ khai lý lịch cá nhân, việc chứng thực chữ ký có những quy định riêng:
- Người thực hiện chứng thực chữ ký chỉ được ghi lời chứng thực theo mẫu quy định. Họ không được phép ghi bất kỳ nhận xét, đánh giá nào khác vào tờ khai lý lịch cá nhân của công dân. Điều này nhằm đảm bảo tính khách quan và đúng chức năng của việc chứng thực.
- Trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về việc ghi nhận xét trên tờ khai lý lịch cá nhân, cần tuân theo quy định của pháp luật chuyên ngành đó.
- Quan trọng nhất, công dân yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ nội dung trong tờ khai lý lịch cá nhân của mình. Những mục không có nội dung trong tờ khai, công dân cần chủ động gạch chéo trước khi yêu cầu chứng thực để tránh hiểu lầm hoặc bổ sung thông tin sai lệch sau này.
2. Chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền
Việc chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền chỉ được thực hiện trong một số trường hợp nhất định, theo quy định tại Điều 14 Thông tư 01/2020/TT-BTP. Ngoài việc đáp ứng các điều kiện chung của chứng thực chữ ký, giấy ủy quyền phải thuộc các trường hợp sau:
- Ủy quyền nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ. Tuy nhiên, không áp dụng cho các trường hợp pháp luật có quy định không được ủy quyền.
- Ủy quyền nhận hộ lương hưu, nhận hộ bưu phẩm, trợ cấp hoặc phụ cấp. Đây là những giao dịch tài chính cá nhân đơn giản.
- Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa, tài sản không kèm theo giao dịch chuyển quyền sở hữu.
- Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại ngân hàng chính sách xã hội.
Các trường hợp ủy quyền có thù lao, bên được ủy quyền có nghĩa vụ bồi thường, hoặc liên quan đến việc chuyển quyền sử dụng bất động sản, quyền sở hữu tài sản sẽ không được chứng thực chữ ký mà phải thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền theo quy định pháp luật.
Giải đáp các câu hỏi thường gặp về chứng thực chữ ký
Bạn có thể còn một số thắc mắc khác về chứng thực chữ ký. Dưới đây là giải đáp cho một số câu hỏi phổ biến giúp bạn hiểu rõ hơn:
- Chữ ký đã chứng thực có cần bản gốc không?
Việc chứng thực chữ ký chủ yếu xác nhận rằng chữ ký trên văn bản là của người đã yêu cầu chứng thực. Nó không chứng thực nội dung của tài liệu hay tính hợp lệ của bản gốc. Do đó, việc có cần bản gốc hay không phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản đó cho mục đích sử dụng cụ thể. Trong nhiều trường hợp, văn bản có chứng thực chữ ký sẽ được sử dụng kèm theo các giấy tờ gốc khác. - Công chứng chữ ký khác công chứng giấy tờ thế nào?
Sự khác biệt cơ bản nằm ở đối tượng và phạm vi xác nhận. Công chứng chữ ký (hay chứng thực chữ ký) là việc xác nhận chữ ký trên một văn bản là chữ ký của người đã ký. Nó chỉ xác nhận hành vi ký, không xác nhận nội dung văn bản là đúng hay sai, hợp pháp hay không. Ngược lại, công chứng giấy tờ (thường là công chứng bản sao từ bản chính) là việc công chứng viên xác nhận bản sao đó là đúng với bản chính. Đồng thời, đối với hợp đồng, giao dịch, công chứng viên còn xác nhận nội dung hợp đồng, giao dịch đó là hợp pháp, đúng ý chí của các bên. - Những trường hợp nào không được chứng thực chữ ký?
Có một số trường hợp cụ thể mà cơ quan có thẩm quyền sẽ từ chối chứng thực chữ ký. Đó là khi nội dung văn bản vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội; khi văn bản là hợp đồng, giao dịch (trừ các trường hợp ủy quyền đặc biệt được phép chứng thực chữ ký); khi người yêu cầu không có đầy đủ nhận thức, năng lực hành vi dân sự; hoặc khi người yêu cầu không xuất trình được giấy tờ tùy thân hợp lệ. - Chứng thực chữ ký ở UBND và Phòng công chứng có gì khác biệt?
Cả UBND cấp xã và Phòng công chứng đều có thẩm quyền chứng thực chữ ký. Về cơ bản, quy trình và mức phí cơ bản cho dịch vụ chứng thực chữ ký là tương đương nhau (10.000 đồng/trường hợp). Tuy nhiên, Phòng công chứng thường có thể xử lý các giao dịch pháp lý phức tạp hơn, bao gồm cả việc soạn thảo các loại hợp đồng và giao dịch. UBND cấp xã là nơi thuận tiện cho các yêu cầu chứng thực chữ ký đơn giản, phổ biến trong cộng đồng dân cư. Việc lựa chọn địa điểm tùy thuộc vào sự thuận tiện và tính chất của tài liệu cần chứng thực.
Kết luận
Hiểu rõ quy trình Làm thủ tục chứng thực chữ ký ở đâu? Các điều kiện – lệ phí giúp bạn chủ động hơn trong mọi giao dịch pháp lý. Kế Toán Thuế hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại để lại bình luận hoặc truy cập website của chúng tôi tại https://ketoanthuevn.com/ để tìm hiểu thêm các thông tin chuyên sâu khác.
